Jouw rol
Als PM Shared Services ondersteun je de Business Unit Lead Shared Services in het organiseren, opvolgen en verbeteren van de werking van Shared Services. Je brengt structuur in zowel de dagelijkse operationele werking als in veranderinitiatieven, en zorgt ervoor dat prioriteiten, afhankelijkheden, afspraken en beslissingen duidelijk zichtbaar blijven. Jij houdt vinger aan de pols bij de teams zodat zij hun werk goed kunnen blijven uitvoeren.
Je werkt over verschillende domeinen heen, met een belangrijke focus op Internal IT, customer service & service delivery, PMO/portfolio-opvolging, procurement- en leveranciersopvolging, budgetopvolging, procesverbetering en rapportering.
Je bent geen technische specialist en je neemt de inhoudelijke expertise van de verschillende domeinen niet over. Je luistert naar wat de teams nodig hebben, begeleidt waar nodig en begrijpt wel voldoende van digitale tools, bedrijfsprocessen, servicewerking en IT-operaties om de juiste vragen te stellen, teams en stakeholders functioneel te coördineren, afhankelijkheden zichtbaar te maken, voortgang te bewaken en tijdig te escaleren.
Jouw verantwoordelijkheden:
1. Coördinatie en overzicht binnen Shared Services
- Je ondersteunt de Lead Shared Services bij het organiseren, opvolgen en verbeteren van de werking binnen Shared Services.
- Je brengt overzicht in prioriteiten, lopende acties, afhankelijkheden, overlegmomenten, beslispunten en relevante budgetelementen.
- Je stemt af met domeinverantwoordelijken en stakeholders, bewaakt voortgang en escaleert tijdig waar nodig.
- Je coördineert de samenwerking tussen betrokken teams en stakeholders, en helpt zorgen dat rollen, verwachtingen en afspraken duidelijk zijn.
2. Internal IT en digitale bedrijfsprocessen
- Je coördineert mee de opvolging van Internal IT, waaronder interne bedrijfsapplicaties, digitale werkprocessen en werkplekdiensten.
- Je helpt structuur brengen in vragen, incidenten, verbeterpunten, licenties en operationele afspraken, zonder de inhoudelijke verantwoordelijkheid over te nemen.
- Je stemt af met applicatiebeheerders, technische teams, leveranciers en interne stakeholders om voortgang en afhankelijkheden zichtbaar te maken.
- Je bent geen technische specialist, maar begrijpt voldoende van digitale tools en IT-operaties om de juiste vragen te stellen en de brug te maken tussen gebruikers, inhoudelijke experten en management.
3. Customer Service, Service Delivery Management en service desk
- Je ondersteunt de werking rond customer service, service delivery management en de interne/externe service desk.
- Je helpt structuur brengen in intake, ticketopvolging, prioriteiten, escalaties, terugkoppeling en rapportering.
- Je werkt mee aan duidelijke afspraken rond rollen, verantwoordelijkheden, doorlooptijden, opvolging en kwaliteit van dienstverlening.
- Je bewaakt mee dat vragen en meldingen correct worden opgevolgd en dat terugkerende knelpunten zichtbaar worden gemaakt.
4. PMO (Project Management office), portfolio, procurement en leveranciersopvolging
- Je ondersteunt de PMO-werking binnen Shared Services, waaronder portfolio-overzicht, projectopvolging en prioritering van initiatieven.
- Je helpt initiatieven opvolgen met aandacht voor voortgang, risico’s, afhankelijkheden, budgetimpact en beslispunten.
- Je volgt leveranciersafspraken, offertes, budgetten en contractuele of operationele aandachtspunten mee op.
- Je ondersteunt de flows in ons procure-to-pay procesdomein in samenwerking met Finance, Legal, PMO en de inhoudelijke verantwoordelijken.
5. Procesverbetering, rapportering en kennisborging
- Je helpt processen, werkafspraken, rapportering en overlegstructuren eenvoudiger en consistenter maken.
- Je vertaalt bestaande werkwijzen naar duidelijke documentatie, templates en afspraken.
- Je signaleert terugkerende knelpunten en doet voorstellen om de werking te verbeteren.
- Je draagt bij aan de verdere professionalisering van Shared Services als ondersteunende en transversale unit binnen Athumi.
Wie ben jij?
Je herkent jezelf in onze kernwaarden:
- Impact through applied creativity – je lost niet alleen tickets op, maar zoekt ook mee naar patronen en structurele verbeteringen (FAQ’s, templates, procesoptimalisaties).
- Building trust is our superpower – je communiceert transparant, documenteert zorgvuldig en gaat correct om met gevoelige informatie.
- Forward acting together – je neemt ownership, stemt proactief af met gebruikers/productteams/leveranciers en escaleert tijdig met de juiste context.
Must haves
- Ervaring met peoplemanagement, coaching of het begeleiden van mederwerkers
- Ervaring in coördinatie van operations, project-/portfoliocoördinatie, PMO, service management, service delivery of een vergelijkbare transversale rol.
- Sterk in structureren, opvolgen, prioriteren en rapporteren.
- Kunnen schakelen tussen operationele details en managementoverzicht.
- Voldoende affiniteit met digitale tools, SaaS-oplossingen, IT-serviceprocessen, service deskwerking en leveranciers-/procurementprocessen.
- Financieel en administratief bewustzijn: budgetten, licenties, offertes, bestellingen, procurementprocessen en leveranciersafspraken mee kunnen opvolgen.
- Sterke communicatievaardigheden (NL; FR/EN is een plus afhankelijk van context) en stakeholdermanagement.
Nice to haves
- Ervaring met Jira Service Management, Confluence/Jira, Business Central, Power BI of CRM-omgevingen.
- Ervaring met ITIL/service management of procesoptimalisatie.
- Ervaring in een scale-up, publieke context of organisatie in transitie.
- Ervaring met leveranciersopvolging, licentiebeheer, procurement- of contractopvolging.
- Kennis/ervaring met wet overheidsopdrachten (gunningsprocedures, ...).
Wat bieden wij?
Je komt terecht in een innovatief team, waar digitale transformatie en business acceleratie centraal staan. Ons kantoor bevindt zich in Gent (Virginie Loveling gebouw) en we hebben ook een locatie in Brussel (Herman Teirlinck gebouw). Hybride werken is mogelijk, maar we verwachten dat je minimaal twee keer per week aanwezig kan zijn in Gent.
We bieden een contract van onbepaalde duur en een competitief salarispakket bestaande uit:
- Een aantrekkelijke brutoverloning aangevuld met een individueel en collectief bonussysteem.
- Mobiliteitsbudget en een forfaitaire onkostenvergoeding.
- Maaltijd- en ecocheques.
- Een uitgebreide groeps- en hospitalisatieverzekering (je kan gezinsleden aansluiten).
- Laptop en smartphone met abonnement.
Bij Athumi is een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk: een werkweek van 40 uur, 32 dagen verlof en 10 feestdagen. Verder werken wij met flexibele werkuren en bieden wij ook de mogelijkheid tot thuiswerken.
Klaar voor de volgende stap?
Stuur je CV en motivatie naar jobs@athumi.eu. We kijken uit naar je sollicitatie!
🚀 Word onderdeel van Athumi en draag bij aan een veilige, innovatieve en menselijke datawereld.
Bij Athumi hechten we veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe wij jouw gegevens verwerken tijdens de sollicitatieprocedure vind je in onze privacyverklaring voor sollicitanten.
Over Athumi
Als eerste datanutsbedrijf in Europa met een wettelijke opdracht om persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsdata slim en veilig te verwerken geloven we bij Athumi in de kracht van data – niet als doel op zich, maar als hefboom voor maatschappelijke meerwaarde. Athumi helpt bedrijven om meer data méér inzetbaar te maken en zo een boost te geven aan de data-economie. Als neutrale partner faciliteren we complexe uitdagingen in datatech, nieuwe datagedreven ecosystemen en cross-sectorale innovaties.
We werken daarbij vanuit een houding van goverpreneurship: de combinatie van publieke verantwoordelijkheid en ondernemend handelen. Onze kernwaarde goedheid vormt het kompas in alles wat we doen.